Licenciement pour motif personnel :
fonder la décision et en mesurer le coût

Ce que recouvre le motif personnel

Le code du travail oppose deux motifs de licenciement. D’un côté, le motif personnel qui se rapporte au salarié lui-même, à ce qu’il a fait ou à sa manière d’occuper son poste (article L. 1232-1). De l’autre, le motif économique, étranger à la personne, qui tient à la situation de l’entreprise (article L. 1233-2). Le licenciement pour motif personnel s’établit par des éléments propres au salarié, une faute, une insuffisance, une inaptitude ou des absences qui désorganisent l’entreprise.

L’employeur connaît presque toujours la raison du départ. Sa vraie difficulté est de la qualifier, et je l’aide à asseoir cette qualification sur des faits datés et prouvables plutôt que sur une impression générale laissée par la situation. De cette qualification dépendent la voie à suivre et les pièces à réunir.

Le motif personnel se subdivise en deux branches, le licenciement disciplinaire, qui sanctionne une faute, et le licenciement non disciplinaire, qui constate une insuffisance, une inaptitude ou un trouble causé par des absences. Le choix entre les deux ne se rattrape pas en cours de route, car la lettre fige le motif et avec lui, le régime que le juge appliquera.

Quel que soit le grief retenu, la cause doit être réelle et sérieuse. Le code du travail en pose le principe (article L. 1232-1) et en fait peser la preuve sur l’employeur. Le doute qui subsiste à l’issue des débats profite au salarié (article L. 1235-1).

Faute ou insuffisance, pourquoi le choix engage

Une même difficulté peut, selon les faits, relever de la faute ou de l’insuffisance.

Des exigences de délai distinguent nettement les deux. Une faute se prescrit, l’employeur disposant de deux mois à compter du jour où il en a eu connaissance pour engager la procédure (article L. 1332-4). L’insuffisance, quant à elle, n’est enfermée dans aucun délai comparable, mais elle suppose des faits installés dans la durée et dont le salarié a été averti ; cette mise en garde préalable est souvent une pièce qui manque au dossier.

Une erreur de qualification entre ces deux motifs peut avoir de lourdes conséquences. La Cour de cassation a rappelé en septembre 2025 qu’une insuffisance ne devient une faute que si le salarié s’est sciemment abstenu de travailler ou a manifesté une mauvaise volonté délibérée (Cass. soc., 17 septembre 2025, n° 24-16.336). Traiter comme une faute ce qui n’est qu’une difficulté à tenir un poste expose l’employeur à voir la rupture requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Mieux vaut donc arrêter clairement la qualification avant toute rédaction.

Les degrés de la faute et leurs conséquences

Quand le licenciement est disciplinaire, le degré de gravité retenu décide des sommes que le salarié percevra à son départ. La jurisprudence en distingue trois, que le code se borne à nommer.

La faute simple suffit à justifier le licenciement, mais le salarié exécute son préavis et conserve son indemnité de licenciement. La faute grave, qui rend impossible son maintien dans l’entreprise jusqu’au terme du préavis, le prive de l’un et de l’autre et autorise l’employeur à l’écarter par une mise à pied conservatoire le temps de l’instruction du dossier. La faute lourde suppose en plus qu’il ait voulu nuire à l’entreprise. Elle ouvre la voie à une action en responsabilité pécuniaire contre lui.

L’erreur la plus fréquente est de surqualifier la faute. Retenir la faute grave pour échapper au préavis est tentant, puisque le juge qui écarte la gravité ne déclare pas nécessairement le licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse. Il peut requalifier la faute grave en faute simple et condamner l’employeur au seul paiement de l’indemnité compensatrice de préavis, des congés payés afférents et de l’indemnité de licenciement qu’il aurait de toute façon dû verser. Ce calcul est pourtant rarement gagnant, car l’économie escomptée n’existe que si la gravité est admise, et la rechercher revient surtout à provoquer un contentieux, lourd pour les deux parties, qu’un règlement immédiat aurait épargné.

En matière disciplinaire, la rapidité de la réaction compte autant que les faits. Un employeur qui attend un mois et demi avant d’agir, sans avoir eu de vérification à mener, aura du mal à justifier l’existence d’une faute grave (Cass. soc., 27 mai 2025, n° 24-16.119).

La lettre de licenciement et les délais disciplinaires

La lettre de licenciement fixe les limites du litige. Quel que soit le motif, disciplinaire ou non, elle circonscrit les griefs que l’employeur pourra faire valoir si un contentieux survient. Une fois la lettre notifiée, aucun grief nouveau ne peut être ajouté. L’employeur peut seulement, dans un délai de quinze jours, préciser ceux qui y figurent déjà, de sa propre initiative ou à la demande du salarié (article R. 1232-13).

Encore faut-il que ces motifs soient précis. Des formules comme « comportement inadapté », « perte de confiance » ou « attitude négative » ne valent que rattachées à des faits datés et établis par des pièces.

Des délais stricts encadrent la procédure disciplinaire. Ainsi, l’employeur dispose de deux mois pour engager les poursuites, à compter du jour où il a connaissance des faits fautifs. Au-delà, les faits sont prescrits et ne peuvent plus fonder une sanction (article L. 1332-4). L’envoi de la convocation à l’entretien préalable interrompt ce délai. L’entretien ne peut se tenir moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la convocation (article L. 1232-2), et la lettre ne peut être notifiée moins de deux jours ouvrables après l’entretien ni plus d’un mois après celui-ci (article L. 1332-2).

Le déroulement de l’entretien et l’administration de la preuve ont fait l’objet de précisions récentes. L’employeur n’est pas tenu d’informer le salarié de son droit de garder le silence pendant l’entretien, comme l’a confirmé le Conseil constitutionnel en septembre 2025 (décision n° 2025-1160/1161/1162 QPC). Quant à la preuve, un enregistrement obtenu à l’insu du salarié peut désormais être reçu, mais à certaines conditions. La Cour de cassation exige qu’il soit indispensable à l’exercice du droit à la preuve et proportionné aux droits du salarié (Cass. ass. plén., 22 décembre 2023, n° 20-20.648).

Insuffisance, résultats et mésentente

L’insuffisance professionnelle n’est pas une faute. Elle peut néanmoins justifier un licenciement lorsque l’employeur établit que le salarié n’atteint pas durablement le niveau attendu sur son poste et que cette insuffisance lui est imputable. Depuis un arrêt du 9 juillet 2025, l’employeur doit en outre avoir mis le salarié en mesure de progresser, en lui proposant une formation ou un accompagnement appropriés au titre de son obligation d’adaptation. À défaut, le licenciement est dépourvu de cause réelle et sérieuse (Cass. soc., 9 juillet 2025, n° 24-16.405).

Les évaluations annuelles constituent ici une preuve déterminante, et elles servent souvent la défense du salarié. Une notation favorable, une augmentation ou une prime obtenues l’année précédant la rupture affaiblissent la thèse d’une insuffisance ancienne. Le dossier doit réunir des difficultés constatées dans la durée, des mises en garde écrites et la preuve des mesures prises pour y remédier.

Les règles applicables à l’insuffisance de résultats sont plus exigeantes, notamment pour les commerciaux et les cadres rémunérés au variable. Un objectif non atteint ne suffit pas à la caractériser. Cet objectif doit avoir été réaliste, porté à la connaissance du salarié et compatible avec les moyens dont il disposait ; le résultat insuffisant doit lui être imputable plutôt qu’à un marché en recul.

La mésentente et la perte de confiance sont des motifs à utiliser avec précaution. Ni l’une ni l’autre ne constitue, en soi, une cause de licenciement. Le grief doit s’appuyer sur des faits objectifs et imputables au salarié, sans quoi il révèle une difficulté d’organisation ou de management étrangère à toute cause de rupture.

Inaptitude, absences prolongées et état de santé

L’inaptitude médicale et le licenciement justifié par des absences prolongées relèvent eux aussi du motif personnel non disciplinaire. L’état de santé ne peut jamais, par lui-même, justifier une rupture, sous peine de nullité pour discrimination (article L. 1132-1). Le licenciement reste néanmoins possible lorsque des absences prolongées ou répétées perturbent durablement l’entreprise, à condition qu’il repose sur cette perturbation et ses conséquences, sans se fonder sur la maladie qui en est l’origine. Il n’est admis que si ces absences désorganisent le fonctionnement de l’entreprise, qu’elles imposent le remplacement définitif du salarié et que ce remplacement prenne la forme d’une embauche en contrat à durée indéterminée qui intervient peu après. Cette désorganisation s’apprécie concrètement, selon la taille de l’entreprise et l’importance du poste. L’absence d’un salarié aux fonctions essentielles y pèse plus lourd dans une petite entreprise que dans un grand groupe.

Enfin, l’inaptitude médicale obéit à une procédure qui lui est propre. Lorsque le médecin du travail la constate, l’employeur doit rechercher un poste de reclassement compatible avec ses préconisations, et ne peut licencier que si cette recherche n’aboutit pas ou si le médecin l’en a expressément dispensé (articles L. 1226-2 et suivants du code du travail). Passé un délai d’un mois à compter de l’avis, si le salarié n’a été ni reclassé ni licencié, l’employeur doit reprendre le versement du salaire (article L. 1226-4). Lorsque l’inaptitude est d’origine professionnelle, le salarié perçoit en outre une indemnité spéciale égale au double de l’indemnité légale de licenciement, ainsi que l’indemnité compensatrice de préavis, bien que celui-ci ne soit pas exécuté (article L. 1226-14).

Ce que coûte un licenciement injustifié

Même lorsque la procédure est régulière, l’employeur doit plusieurs sommes au salarié. L’indemnité légale de licenciement est due dès huit mois d’ancienneté, sauf faute grave ou lourde, à raison d’un quart de mois de salaire par année jusqu’à dix ans, puis d’un tiers au-delà, calculée sur le salaire brut selon la formule la plus avantageuse pour le salarié (article R. 1234-2). S’y ajoute le préavis, exécuté ou indemnisé selon les cas, qui n’est écarté qu’en cas de faute grave ou lourde, sous réserve de dispositions conventionnelles plus favorables. À la rupture, l’employeur remet enfin le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l’attestation destinée à France Travail.

Lorsque le juge ne retient aucune cause réelle et sérieuse, le licenciement est jugé injustifié. Le juge peut alors proposer la réintégration du salarié, mais elle suppose l’accord des deux parties, et l’employeur comme le salarié restent libres de la refuser. Dans ce cas, qui est de loin le plus fréquent, le juge accorde une indemnité comprise entre un plancher et un plafond exprimés en mois de salaire selon l’ancienneté. Ce barème, dit barème Macron (article L. 1235-3), a été validé par la chambre sociale de la Cour de cassation le 11 mai 2022 et s’impose au juge. Son plancher est plus bas dans les entreprises de moins de onze salariés jusqu’à dix ans d’ancienneté, et rejoint ensuite celui du régime général.

Cette indemnité répare le seul préjudice résultant de la rupture, c’est-à-dire de la perte injustifiée de l’emploi, et non les sommes nées de l’exécution du contrat, de sorte que les rappels de salaire, les heures supplémentaires ou la réparation d’un préjudice distinct s’y ajoutent. Lorsque la cause demeure réelle et que seule la procédure est irrégulière, l’indemnité est limitée à un mois de salaire (article L. 1235-2).

Le licenciement nul obéit à un autre régime. Il l’est notamment lorsqu’il repose sur une discrimination, un harcèlement, l’atteinte à une liberté fondamentale ou la violation d’un statut protecteur. Le barème est alors écarté, et le salarié peut exiger d’être réintégré, ou recevoir paiement d’une somme au moins égale à six mois de salaire (article L. 1235-3-1).

Licencier ou négocier la sortie

Avant de licencier, l’employeur a souvent intérêt à examiner la voie d’une rupture négociée. Lorsque la cause est incertaine, que l’état de santé du salarié est en jeu ou que la procédure a pris du retard, elle met l’entreprise à l’abri de l’aléa d’un procès.

Cette voie recouvre la rupture conventionnelle et la transaction. La rupture conventionnelle requiert un entretien, un délai de rétractation de quinze jours et l’homologation de l’administration, et son indemnité ne peut être inférieure à l’indemnité légale de licenciement (article L. 1237-13). La transaction, conclue après la notification du licenciement, met fin au différend par des concessions réciproques et ferme la voie de tout recours ; conclue avant, elle est nulle. Bien entendu, l’une comme l’autre supposent un consentement libre du salarié.

Pour ce type de démarche, mieux vaut s’y prendre tôt car une procédure engagée et des relations dégradées laissent moins de place à un accord. Tout ne se négocie pas pour autant, et un grief sérieux et bien étayé peut mériter d’être défendu jusqu’au procès.