Convocation à un entretien préalable au licenciement :
les droits du salarié, les délais et la marche à suivre

L’entretien préalable : une étape obligatoire avant toute décision

Avant de rompre un contrat à durée indéterminée, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable (article L. 1232-2 du Code du travail). L’obligation vaut quel que soit le motif invoqué (faute, insuffisance professionnelle, inaptitude ou motif économique), sans condition d’ancienneté ni d’effectif, sauf lorsque le licenciement économique porte sur au moins dix salariés dans une même période de trente jours et que l’entreprise est dotée d’un comité social et économique (article L. 1233-38).

L’entretien n’est pas une simple formalité par laquelle l’employeur annoncerait une décision déjà prise. L’employeur y expose les motifs de la mesure envisagée et recueille les explications du salarié (article L. 1232-3). Le texte emploie le verbe « envisager », ce qui suppose qu’aucune décision n’est arrêtée à ce stade.

Pour le salarié, l’entretien est souvent la seule occasion d’exposer sa version des faits avant que l’employeur ne décide. Il se tient en principe en présence des deux parties. Un entretien conduit par téléphone ne remplit donc pas l’obligation légale.

La forme de la convocation et son mode de remise

La convocation prend nécessairement la forme d’un écrit, remis selon des modalités limitativement admises, à savoir la lettre recommandée avec avis de réception, la remise en main propre contre décharge ou la signification par commissaire de justice. Une convocation orale ou un simple courriel ne remplissent pas cette condition.

Cette exigence n’est pas seulement formelle, car l’employeur doit pouvoir établir la date à laquelle la convocation a été présentée au salarié, et cette date fait courir le délai qui précède l’entretien. Un courriel, qui ne permet pas de fixer ce point de départ avec certitude, est écarté pour cette raison.

L’envoi recommandé électronique entre dans la première de ces modalités, car il équivaut légalement à la lettre recommandée (article L. 100 du Code des postes et des communications électroniques). Toutefois, cette équivalence suppose l’accord préalable du destinataire salarié faute de quoi la convocation est irrégulière.

Lors d’une remise en main propre, le salarié n’est pas tenu de signer la décharge qu’on lui présente. Son refus ne bloque pas la procédure, mais oblige l’employeur à recourir à la lettre recommandée. La première présentation de cette lettre fixe alors le point de départ du délai.

Les mentions obligatoires de la lettre

Au-delà de sa forme, la lettre doit comporter plusieurs mentions prévues par les articles L. 1232-2, R. 1232-1 et L. 1232-4 du Code du travail.

L’objet doit indiquer explicitement qu’un licenciement est envisagé. Une convocation qui se borne à évoquer une « sanction », sans mentionner cette éventualité, ne remplit pas cette condition (Cass. soc. 16 janvier 2007, n° 05-43.443). En revanche, l’employeur n’a pas à exposer dans la lettre les griefs reprochés au salarié. Il les développera lors de l’entretien (Cass. soc. 6 avril 2016, n° 14-23.198).

La date, l’heure et le lieu doivent être précisés. L’entretien peut se tenir en dehors du temps de travail (Cass. soc. 20 avril 2005, n° 03-40.556). Pour le salarié en activité, le temps qui y est consacré doit alors être rémunéré comme du travail effectif. Le lieu est en principe celui d’exécution du travail ou le siège de l’entreprise (Cass. soc. 9 mai 2000, n° 97-45.294). Il ne peut être fixé ailleurs que pour un motif légitime. À défaut, une convocation dans un lieu inhabituel ouvre droit à réparation (Cass. soc. 20 octobre 2009, n° 08-42.155).

La lettre doit également rappeler la faculté de se faire assister. Lorsque l’entreprise n’a pas de représentants du personnel, elle doit indiquer l’adresse des services où consulter la liste des conseillers du salarié (article L. 1232-4). À l’inverse, dans une entreprise pourvue de représentants du personnel, mentionner la possibilité de recourir à un conseiller extérieur est également irrégulier car cette mention ouvre au salarié une option dont il ne dispose pas (Cass. soc. 19 novembre 2008, n° 07-43.191).

L’omission de l’une de ces mentions constitue une irrégularité de procédure, au même titre qu’un vice de forme ou le non-respect du délai.

Une dernière exigence tient à l’auteur de la convocation. Celle-ci doit provenir de l’employeur ou d’un représentant habilité de l’entreprise. La procédure ne peut pas être conduite par une personne étrangère à celle-ci, comme un expert-comptable ou un avocat mandaté à cette fin. Lorsque tel est le cas, le licenciement est jugé irrégulier et dépourvu de cause réelle et sérieuse (Cass. soc. 7 décembre 2011, n° 10-30.222).

Le délai de cinq jours ouvrables et son point de départ

L’entretien ne peut se tenir moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la convocation (article L. 1232-2). Ce délai doit laisser au salarié le temps de préparer ses explications et s’il le souhaite, de solliciter une assistance.

Le point de départ du délai est le lendemain de la présentation de la lettre (Cass. soc. 10 juillet 2019, n° 18-11.528). Ni le jour de la présentation ni celui de l’entretien ne sont comptés. Les dimanches et jours fériés ne sont pas des jours ouvrables et n’entrent pas dans le décompte, à la différence du samedi. L’article R. 1231-1 prévoit toutefois que le délai expirant un samedi, un dimanche ou un jour férié est reporté au premier jour ouvrable suivant.

Le salarié ne peut pas retarder l’échéance en différant le retrait du courrier. Dès lors que la lettre a été régulièrement présentée à son domicile, le délai court à compter de cette première présentation, même si le salarié ne retire le pli que plusieurs jours plus tard (Cass. soc. 6 septembre 2023, n° 22-11.661).

Ce délai de cinq jours précède l’entretien. Il ne doit pas être confondu avec un autre délai, propre au licenciement disciplinaire et antérieur à la convocation. En effet, lorsque le licenciement repose sur une faute, l’employeur doit engager la procédure, donc convoquer le salarié, dans les deux mois qui suivent la connaissance des faits reprochés (article L. 1332-4). Passé ce délai, les faits ne peuvent plus fonder la sanction. Les deux délais sont donc distincts, celui de deux mois limitant le temps dont l’employeur dispose pour agir et celui de cinq jours protégeant le salarié, à qui il laisse le temps de préparer sa défense.

Ce que le salarié peut obtenir si la procédure est irrégulière

Le manquement à l’une des exigences de forme, de contenu ou de délai constitue une irrégularité de procédure. Lorsque le licenciement repose, par ailleurs, sur une cause réelle et sérieuse, cette irrégularité ouvre droit à une indemnité, que le juge fixe dans la limite d’un mois de salaire (article L. 1235-2). Cette indemnité répare le vice de procédure, à l’exclusion du bien-fondé de la rupture.

Cette réparation ne se cumule pas avec celle qui sanctionne l’absence de cause réelle et sérieuse. En effet, si le salarié obtient des dommages et intérêts à ce dernier titre, l’indemnité pour irrégularité y est absorbée. L’irrégularité de la convocation présente donc surtout un intérêt lorsque le motif du licenciement est, par ailleurs, fondé.

L’irrégularité est sanctionnée même lorsque l’employeur n’a commis aucune faute. La Cour de cassation l’a jugé à propos d’une convocation qui n’était jamais parvenue à la salariée, la poste ayant omis de lui laisser un avis de passage. La procédure a été déclarée irrégulière, car l’intéressée n’avait pas disposé du délai de cinq jours, et l’erreur du service postal n’exonérait pas l’employeur (Cass. soc. 11 décembre 2024, n° 22-18.362). La solution aurait été différente si la salariée, régulièrement avisée, s’était abstenue de retirer le pli car le délai aurait alors couru normalement.

Si le salarié ne peut pas se présenter à la date prévue

Le salarié empêché à la date fixée peut demander un report. L’employeur n’est pas obligé de l’accepter et s’il y consent, il fixe une nouvelle date. Il n’a pas à respecter, pour celle-ci, un second délai de cinq jours ouvrables, car le délai initial a déjà couru à compter de la convocation.

La règle est la même lorsque l’entretien est reporté en raison de l’état de santé du salarié. L’employeur doit alors seulement l’aviser en temps utile, par tout moyen, des nouvelles date et heure (Cass. soc. 21 mai 2025, n° 23-18.003).

Un arrêt maladie ne fait pas davantage obstacle à la convocation. Le salarié peut se rendre à l’entretien si ses heures de sortie l’autorisent. Il peut aussi en demander le report, l’employeur restant libre de sa réponse, et son absence ne rend pas la procédure irrégulière (Cass. soc. 26 mai 2004, n° 02-40.681). Il peut demander que les motifs envisagés lui soient communiqués par écrit, afin d’y répondre. L’employeur n’y est pas tenu, mais un refus catégorique pourrait être retenu comme un indice de déloyauté. Cette déloyauté a été retenue à propos d’un employeur qui, connaissant la date d’une opération grave, avait fixé l’entretien ce jour-là et mis ainsi le salarié hors d’état de se présenter (Cass. soc. 1er février 2001, n° 98-45.784). Un horaire fixé en dehors des heures de sortie autorisées, alors que l’employeur connaît l’arrêt, se plaide sur ce terrain sans constituer par lui-même une irrégularité.

Se faire assister pendant l’entretien

Le droit d’être assisté vaut pour tout licenciement, quelles que soient sa nature, l’ancienneté du salarié et la taille de l’entreprise. Ses modalités dépendent de la présence de représentants du personnel.

Lorsque l’entreprise a des représentants du personnel, le salarié choisit un membre du personnel de l’entreprise. Il a intérêt à solliciter un représentant du personnel, car celui-ci, habitué à ce type de procédure, est mieux placé qu’un autre collègue pour en contrôler le déroulement. En l’absence de représentants, le salarié peut choisir soit un membre du personnel, soit un conseiller du salarié. Ce conseiller, extérieur à l’entreprise, est inscrit sur une liste arrêtée par le préfet et consultable en mairie et à l’inspection du travail.

La participation à l’entretien n’entraîne aucune perte de rémunération, ni pour le salarié convoqué, ni pour la personne qui l’assiste.

La personne qui assiste le salarié vérifie d’abord le respect de la procédure, c’est-à-dire le mode et la date de la convocation, les mentions de la lettre ainsi que la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Elle peut ensuite, au cours de l’entretien, répondre aux reproches, demander des explications ou présenter des observations. Elle peut surtout établir une attestation qui rapporte le déroulement et la teneur des échanges. Ce document est susceptible de constituer une preuve utile si le licenciement est ensuite contesté devant le conseil de prud’hommes.

Se présenter, se défendre ou se taire

Recevoir une convocation n’oblige pas à s’y rendre. L’absence à l’entretien n’est pas une faute et ne peut, à elle seule, justifier le licenciement. Elle a cependant un inconvénient, car le salarié qui ne se présente pas renonce à exposer sa version avant la décision. Devant un Conseil de prud’hommes, cette omission peut également être diversement accueillie.

Se présenter n’oblige pas non plus à tout dire. Lorsque des explications ou des éléments objectifs peuvent infléchir la décision, l’entretien est l’occasion de les présenter. En revanche, lorsque le licenciement paraît déjà arrêté, la retenue est souvent préférable. En effet, un employeur qui manque de motifs peut chercher, au fil de l’échange, à provoquer des réactions dont il se servira dans sa lettre de licenciement. Ce que le salarié dit à l’entretien peut le desservir.

Toutes ces décisions (se présenter ou non, parler ou se taire, se faire assister et par qui) se préparent avant l’entretien, en fonction du dossier et de l’objectif poursuivi. Cet objectif peut être d’éviter la rupture ou, au contraire, de préparer sa contestation.